Praca zdalna wiąże się z dodatkowymi kosztami prądu i internetu, które pracodawca powinien pokryć jako zwrot wydatków ponoszonych przez pracownika przy wykonywaniu obowiązków służbowych w domu. To ważna kwestia zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, bo od prawidłowego rozliczenia tych kosztów zależą codzienne wydatki, obowiązki firmy i uniknięcie sporów o należne świadczenia. W czasie pracy zużywana jest energia elektryczna, a dostęp do internetu jest niezbędny do realizacji zadań. Przepisy kodeksu pracy określają zasady, na jakich pracodawca powinien pokryć koszty związane z pracą w trybie zdalnym, a od 2023 roku obowiązują w tym zakresie nowe przepisy; z art. kodeksu wynika też, jakie prawa ma pracownik i jakie obowiązki ciążą na pracodawcy.
Dopłata do prądu i internetu nie jest typową dotacją, o którą pracownik musi samodzielnie występować do państwa. W przypadku pracy zdalnej chodzi przede wszystkim o zwrot kosztów, ekwiwalent albo ryczałt ustalany zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy. Dalej wyjaśniamy, kiedy taki zwrot przysługuje, jak ustala się jego wysokość, co może wynikać z regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia oraz jakie znaczenie mają przepisy prawa przy rozliczaniu energii elektrycznej i internetu.
Koszty wykonywania pracy zdalnej
Pracodawca powinien pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy to sytuacji, w której pracownik korzysta z internetu i prądu podczas realizacji swoich obowiązków. Ma też obowiązek pokryć niezbędne koszty związane z organizacją takiej pracy, w tym w zakresie zapewnienia narzędzi i urządzeń. W zależności od ustalonych zasad może również otrzymać zwrot kosztów korzystania z prywatnych narzędzi pracy, jeżeli są one wykorzystywane na potrzeby pracodawcy. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy zamiast zapewnić sprzęt pracodawca rozlicza własny laptop pracownika, inne urządzenia techniczne, zużycie materiałów oraz wydatki związane z ich eksploatacją.
Przy ustalaniu kosztów można uwzględnić między innymi czas pracy, zużycie energii przez wykorzystywane urządzenia oraz ceny usług telekomunikacyjnych. Dla przykładu standardowy komputer zużywa prąd za około 30–35 groszy na godzinę. Ekwiwalent za internet ustala się natomiast na podstawie miesięcznej opłaty. Znaczenie ma również liczba dni wykonywania pracy zdalnej. Inne wydatki ponosi osoba pracująca z domu sporadycznie, a inne pracownik wykonujący większość obowiązków w trybie zdalnym.
Ekwiwalent za pracę zdalną, prąd i internet
Ekwiwalent za pracę zdalną może obejmować zarówno koszty prądu, jak i usług telekomunikacyjnych. Nie ma jednej ogólnokrajowej kwoty, która przysługiwałaby każdemu pracownikowi. Wysokość świadczenia powinna być uzgodniona z pracownikiem w wysokości ustalonej indywidualnie. Wysokość świadczenia zależy od przyjętych zasad oraz przewidywanych lub rzeczywistych kosztów wykonywania pracy. Przy ustalaniu ryczałtu pracodawca może uwzględnić między innymi zużycie energii przez urządzenia wykorzystywane podczas pracy oraz cenę usług internetowych.
Wysokość świadczenia może zostać ustalona jako ekwiwalent pieniężny albo ryczałt, w zależności od wyboru pracodawcy. Ekwiwalent powinien odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika, natomiast ryczałt jest stałą kwotą ustaloną na podstawie przewidywanych wydatków. Zwrot kosztów pracy zdalnej, ekwiwalent i ryczałt co do zasady nie stanowią przychodu, a taki dodatek jest zwolniony z podatku oraz składek ZUS; w tej kwestii przepisy przewidują też, że ekwiwalent nie jest opodatkowany ani oskładkowany ZUS. Zasady wypłaty oraz sposób ustalania kwoty powinny być określone w regulaminie pracy zdalnej lub innych ustaleniach obowiązujących u pracodawcy.
Warto sprawdzić te zasady przed rozpoczęciem pracy zdalnej, szczególnie jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu. Pozwala to ustalić, jakie koszty może pokryć pracodawca i na jakich zasadach będzie wypłacany ekwiwalent lub ryczałt.
